Dicas para estruturar a portaria do seu condomínio

O tema segurança vem sendo cada vez mais tratado como prioridade. Ainda mais nos grandes centros urbanos onde o crime organizado se reinventa todos os dias.

Dicas para estruturar a portaria do seu condomínio

O tema segurança vem sendo cada vez mais tratado como prioridade. Ainda mais nos grandes centros urbanos onde o crime organizado se reinventa todos os dias. Neste contexto a contratação de uma portaria é uma ótima opção em termos de custo x benefício. Se comparado com a vigilância armada, a portaria presencial custa a metade do preço e pode trazer os mesmos resultados, desde que seja bem estruturada. Porém antes de contratar este serviço é importante saber o que se quer. Então aí vão algumas dicas, especialmente para quem está começando um condomínio novo.

Cadastro

A primeira tarefa a ser feita é uma lista atualizada de moradores, empregados permanentes e eventuais de cada unidade habitacional. É fundamental que os moradores determinem algumas regras em relação a quem pode entrar no condomínio sem autorização. Ou então que, independente do grau de parentesco, todas as pessoas que queiram ingressar no condomínio sejam previamente autorizadas pelo proprietário, sendo anunciadas através da portaria. Quando houver desligamento de funcionários ou ingresso de novos moradores estas informações precisam ser repassadas à portaria para atualização do cadastro.

Controle de acesso

A mesma regra vale em relação aos prestadores de serviço. É importante o morador comunicar a portaria qual a empresa ou profissional que prestará o serviço, bem como o que será feito e prazo de duração. Já os prestadores devem ser cientificados sobre as regras de funcionamento do condomínio, como em relação à circulação de materiais, danos ou sujeira causado às áreas comuns e também em relação ao horário de silêncio. Exceções valem somente em casos emergenciais. E todos deverão se identificar na portaria.

Cabe também estabelecer regramentos para os serviços de tele-entrega. Via de regra não é permitida a entrada de entregadores, sobretudo quando se trata de mercadorias de pequeno porte (pizzas, remédios, flores....). Quando for o caso de mercadoria de grande porte como (compras de supermercado, garrafões de água) estes poderão dar entrada pela garagem, porém o entregador precisa se identificar junto à portaria.

Quando houver a realização atividades nas dependências do condomínio (salão de festas, espaço gourmet, quiosque...) a portaria precisa receber uma lista de convidados com certa antecedência para que o evento ocorra tranquilamente.

Correspondência

As correspondências podem ser recebidas na portaria e entregues ao morador quando este retornar para a sua unidade, salvo notificações judiciais. O porteiro não deve se ausentar do seu local de trabalho, sobretudo para prestar serviços particulares às unidades, como entrega de revistas, jornais ou demais mercadorias. O estabelecimento desta rotina é essencial para que o atendimento seja igual a todos os moradores.

Veículos

O acesso de veículos ao condomínio é outro aspecto a ser regrado. Normalmente é liberado somente o acesso de moradores às garagens. Podem ser aberto exceções para o embarque e desembarque emergencial, desde que o porteiro seja previamente comunicado. Por questões de segurança é importante proibir a entrada e saída de pedestres pelo portão da garagem. Os dados cadastrais dos veículos também devem ser mantidos atualizados.

Sistema de câmeras

Investir num bom sistema de câmeras pode ser a melhor arma para o condomínio. Além de coibir a ação de delitos, as imagens armazenadas no sistema servem como registro para ocorrências policiais, bem como para comprovar situações internas envolvendo moradores, funcionários e demais pessoas que circulam pelo condomínio.

Se o seu condomínio está em dúvida entre contratar os serviços de portaria direto ou uma empresa terceirizada saiba que para a realização de uma portaria que atua 24 horas, durante todos os dias da semana, são necessários pelo menos quatro porteiros, os quais atuam normalmente numa escala de 12 horas trabalhadas por 36 horas de folga. Ou seja, dois porteiros para atuar nas 12 horas do dia, e outros dois para atuar nas 12 horas noturnas, alternado-se entre si a cada dia. Além disso, no regime de 12 horas, o funcionário precisa fazer uma hora de folga durante o expediente (hora intervalar). Quando este serviço é terceirizado, a empresa contratada envia um substituto para a rendição. Normalmente é o supervisor do contrato que realiza esta tarefa.